syraconseil

L'idéal dans une démarche d'amélioration continue, c'est avant tout mettre en place les fondamentaux. J'y attache beaucoup d'importance car ce sont les fondations sur lesquelles l'entreprise peut s'appuyer pour construire sa démarche de progrès et améliorer sa compétitivité. Non seulement, c'est une base solide en terme de méthode mais c'est également une source inépuisable de motivation pour le personnel.
Un premier point que je vous présente dans cet article concerne le 5S. Habituellement, cette méthode en provenance du Japon est mise en place dans les ateliers industriels. Mais sa force est d'être également applicable dans les sociétés de service et plus particulièrement dans les bureaux.
Le 5S repose sur un principe simple à savoir l'art de bien gérer sa maison. La méthode se décompose en 5 étapes élémentaires:
1° S: Seiri qui consiste à éliminer l'inutile
2°S: Seiton qui arrive juste après avoir débarrassé ce qui ne sert pas directement. Il s'agit de ranger, de classer pour se faciliter la vie
3°S: Seiso dont l'objectif est de nettoyer...il est plus agréable de travailler dans un environnement propre. Dans les ateliers, l'intérêt va plus loin puisqu'il s'agit de détecter des anomalies.
4°S: Seikestu où l'intérêt de cette étape est de rendre évident. L'étiquettage, les codes couleurs par exemple facilitent grandement la tâche.
5°S: Shitsuke le point le plus difficile car il concerne la discipline. Rigueur, persévérance et courage sont indispensables à la réussite du maintien du 5S dans son bureau ou dans son atelier
N'hésitez  pas à demander à vos collègues, à vos clients un avis sur votre bureau...ce qui est bien et ce qui peut être amélioré. Vous serez d'ailleurs surpris de voir leur tête lorsque vous les recevrez dans votre espace de travail. Je serais très surpris de ne pas entendre une remarque du style "mais il y a eu une tornade chez toi!"  ou bien un "waouh" d'étonnement.
Et ces remarques font toujours plaisir et encouragent à poursuivre.
Mais le premier bénéficiaire c'est vous! Celui qui entame la démarche! Qui plus est, si vous accompagnez le 5S d'une formation sur la gestion du temps, vous pouvez décupler les effets. Le bénéfice se retrouve dans une meilleure optimisation de son temps et une plus grande efficacité de son travail par la réduction des pertes de temps liés à la recherche du document qu'on ne retrouve plus.
La méthode n'est pas compliquée mais nécessite avant tout rigueur, volonté et ténacité...
Récemment réalisé auprès d'un dirigeant, son espace de travail a été amélioré sans pour autant tomber dans l'excès d'une "rénovation" complète. Il suffit d'adapter les progrès en fonction des moyens de l'entreprise. La photo d'une partie du bureau montre plusieurs changements (à gauche avant le 5S, à droite après le 5S)
- Elimination des objets, dossiers, classeurs inutiles
- Modification du nombre de plateaux (5 avant, 4 après) qui a permis de retrouver de l'espace pour ranger des classeurs posés çà et là
- Ligne blanche visuel qui garantit l'état du rangement
- Nombreuses étiquettes pour faciliter la recherche d'un dossier et son classement
- L'essentiel est à portée de main.
N'oubliez pas: le temps c'est de l'argent alors quel dommage de le perdre pour des tâches sans valeur ajoutée.